Como usar o e-mail corretamente

Então, como você pode evitar de errar nos seus e-mails fazendo isso? E como você pode escrever e-mails que obtêm os resultados desejados? Neste artigo e vídeo, analisamos estratégias que você pode usar para garantir que seu uso de e-mail seja claro, eficaz e bem-sucedido.

O trabalhador de escritório médio recebe cerca de 80 e-mails por dia. Com esse volume de mensagens, as mensagens individuais podem ser facilmente ignoradas. Siga estas regras simples para obter seus e-mails notados e atuados.

  • Não converse demais por e-mail.
  • Faça bom uso das linhas de assunto.
  • Mantenha as mensagens limpas e breves.
  • Seja educado.
  • Verifique o seu tom.
  1. Não fale demais por email

Uma das maiores fontes de estresse no trabalho é o grande volume de e-mails que as pessoas recebem. Então, antes de começar a escrever um e-mail, pergunte-se: “Isso é realmente necessário?”

Como parte disso, você deve usar o telefone ou whatsapp para lidar com questões que provavelmente precisarão de alguma discussão de ida e volta.

Além disso, o e-mail não é tão seguro quanto você pode querer, especialmente porque as pessoas podem encaminhar e-mails sem pensar em excluir o histórico de conversas. Portanto, evite compartilhar informações confidenciais ou pessoais em um e-mail, e não escreva sobre nada que você ou o assunto do seu e-mail não gostariam de colocar em um outdoor por seu escritório.

Sempre que possível, entregue más notícias pessoalmente. Isso ajuda você a se comunicar com empatia, compaixão e compreensão, e para corrigir se sua mensagem foi tomada no caminho errado.

A manchete do jornal tem duas funções: ele agarra sua atenção e resume o artigo para que você possa decidir se deve lê-lo ou não. A linha de assunto de sua mensagem de e-mail deve fazer o mesmo.

Uma linha de assunto em branco é mais provável de ser ignorada ou rejeitada como “spam”, então use sempre algumas palavras bem escolhidas para dizer ao destinatário qual é o email.

Você pode querer incluir a data na linha do assunto se a sua mensagem for uma série regular de e-mails, como um relatório de projeto semanal. Para uma mensagem que precisa de uma resposta, você também pode querer incluir uma chamada para ação, como “Por favor, responda em 7 de novembro”.

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